Organiser un déplacement professionnel : comment s’y prendre ?

Entre les visites clients, les réunions, les paperasses à prévoir, un déplacement professionnel requiert une planification. Pour vous aider, voici une liste des points à préparer qui contribueront au bon déroulement de votre voyage.

Voyez dans quelles conditions vous allez voyager

Allez-vous voyager en voiture, en train ou en avion ? Pensez donc à choisir votre moyen de transport. Ce choix dépend généralement du budget alloué par votre société ainsi que de la durée du trajet à effectuer. Pour un aller-retour sur le territoire français, pourquoi ne pas opter pour le train ? Par contre, il est évident que l’avion est le moyen de transport incontournable pour les déplacements intercontinentaux. Il suffit juste de voir si votre budget vous permet d’avoir une place en classe affaire. Par la même occasion, vérifiez que votre passeport est valide. D’ailleurs, il est recommandé de le renouveler 1 an avant la fin de sa date de validité.

Si vous prévoyez de nombreux déplacements une fois sur place, il est préférable de louer une voiture. Pour un séjour en Île de France, JMB services drive pourra mettre un chauffeur privé à votre disposition ou organiser votre transfert.

Organisez votre séjour sur place

Faites une comparaison des hôtels qu’il y a sur place en fonction de vos besoins. Outre la chambre dans laquelle vous séjournerez, il se peut que vous ayez besoin de services supplémentaires. L’hôtel dispose t-il d’une connexion internet ? Un séminaire est-il prévu durant votre voyage? Pour arrêter votre choix, pensez pratique : résidez dans un hôtel assez proche des commodités. L’idéal est de pouvoir se restaurer sur place ou aux environs. Les repas d’affaires, quant à eux, peuvent se tenir ailleurs, ce qui signifie que vous aurez besoin de vous déplacer. Pour les séjours de longue durée, il y a l’option de louer un appart-hôtel. Les tarifs peuvent être journaliers ou mensuels. Dans tous les cas, confirmez votre venue pour éviter les mauvaises surprises.

Afin de mieux gérer votre emploi du temps, il est préférable de vous créer un planning. Vous pourrez y inscrire les déplacements à effectuer, les lieux et la durée probable de chaque rendez-vous. D’ailleurs, il existe des applications gratuites comme trello qui pourront vous aider.

Pensez à souscrire à une assurance

Les employeurs ont l’obligation de protéger leurs salariés, que ce soit dans les locaux de l’entreprise ou lors des déplacements. Avant de partir en voyage d’affaires, il est donc nécessaire de souscrire à une assurance voyage. Cette couverture permettra de régler les dépenses imprévues. En d’autres termes, l’assurance sera en charge des frais liés aux soins médicaux ou à une annulation de voyage, et éventuellement à la perte de vos bagages. La compagnie d’assurance sera également responsable de votre rapatriement en cas de problèmes.

Préparez vos affaires personnelles et professionnelles

Cela semble assez anodin, pourtant, préparer sa valise est une tâche importante. Dans votre valise, prévoyez des tenues pour les réunions : des vestes et une paire de chaussure adéquate, mais également des tenues assez décontractées. Avoir à sa disposition une tablette ou un ordinateur portable est souvent utile. Cela vous permet de régler certains points, ou de travailler durant le trajet. Puis, pourquoi ne pas apporter un peu de divertissement, que ce soit un livre, ou des jeux sur votre smartphone. Pour l’aéroport, gardez vos papiers à portée de main.

Quant aux effets professionnels, il s’agit surtout des dossiers à traiter. Une poignée de carte de visite peut aussi s’avérer utile. Pensez également à échanger vos devises si c’est nécessaire. Avant de partir, il convient de boucler les dossiers du bureau ou d’effectuer une passation. Quoi qu’il en soit, assurez-vous d’être joignable.